Ein robustes ESG-Datensystem: Wer macht was?

„Klare rollen, enge zusammenarbeit, greifbare ergebnisse.“

Die Erfassung und Nutzung von ESG-Daten erfordert klare Entscheidungen und eine genau definierte Rollenverteilung. Viele Unternehmen beginnen mit Excel – aber ab wann reicht das nicht mehr aus? Und wer übernimmt welche Schritte beim Aufbau eines robusten ESG-Datensystems – von der Strategie bis zur Umsetzung? Pieter van ‚t Hoff erklärt, wie wir Unternehmen unterstützen, indem wir eine solide inhaltliche Grundlage schaffen und die technische Umsetzung den Spezialisten auf diesem Gebiet überlassen. „Es geht darum, dass jeder das tut, was er am besten kann – nur so lässt sich ein funktionierendes Ergebnis erzielen“, sagt Pieter.

Pieter, zunächst einmal: warum ist es so wichtig, esg-daten zu verstehen?

ESG-Daten bilden das Rückgrat der sozialen Verantwortung von Unternehmen. Einerseits gibt es Ziele und Strategien – die Geschichten, die Sie erzählen möchten; der qualitative Aspekt. Andererseits gibt es die harten Zahlen, die zeigen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind – der quantitative Aspekt. Ohne Daten bleibt die Strategie ein Versprechen, und ohne Strategie fehlt den Daten die Richtung. Beides ist unverzichtbar, egal ob es um CO₂-Emissionen, Diversität oder ethische Fragen geht. Die Optimierung Ihrer ESG-Datenerfassung verschafft Ihnen tiefere Einblicke und ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele zu steuern.

Daten schließen also im Grunde genommen die Lücke zwischen dem, was man sagt, und dem, was man tut?

Genau. ESG-Daten gehen weit über die Berichtspflichten hinaus; sie sind ein leistungsstarkes Managementinstrument. Ziele wie die Halbierung der CO₂-Emissionen klingen großartig, aber ohne Daten lässt sich nicht feststellen, ob man Fortschritte macht oder den Kurs anpassen muss. Darüber hinaus ermöglichen ESG-Daten die Ermittlung von Zusammenhängen, wie beispielsweise die Auswirkungen einer CO₂-Reduzierung auf Kosten oder Umsatz. Das macht sie unverzichtbar, aber gleichzeitig auch komplex.

Für uns geht es bei der Datenverarbeitung nicht nur um einen einzelnen Jahresbericht, sondern um kontinuierliche Erkenntnisse, die uns dabei helfen, Anpassungen vorzunehmen. ESG-Daten müssen nicht nur genau und konsistent sein – wie es Gesetze wie die CSRD vorschreiben – , sondern auch auf jeder Ebene nutzbar sein, von der strategischen bis zur operativen. Dies erfordert eine solide Datenerfassung und ein gut konzipiertes Datensystem, damit Ihr Unternehmen wirklich vorankommt.

Du sagst: ein gut durchdachtes System. Was genau meinst du damit?

Ein ESG-Datensystem steht und fällt mit der Zuverlässigkeit seiner Daten: Diese müssen genau, vollständig und nachvollziehbar sein. Viele Unternehmen beginnen mit Excel, was nicht verwunderlich ist. Das Programm ist benutzerfreundlich, flexibel und auf jedem Laptop vorinstalliert. Jeder kann damit arbeiten, und man kann damit komplexe Tabellenkalkulationen erstellen.

Diese Zugänglichkeit hat jedoch auch eine Kehrseite. Gerade weil jeder damit arbeitet, können Fehler auftreten – oft unbeabsichtigt. Schon eine einzige falsche Formel oder Eingabe kann Folgen haben. Und wenn mehrere Kollegen Daten hinzufügen, wird es fast unmöglich, herauszufinden, wo der Fehler liegt. Man kann nicht erkennen, wer was geändert hat oder woher eine Zahl stammt. Dadurch ist Excel fehleranfällig und eignet sich bei steigenden Datenanforderungen immer weniger.

Wann weiß man, dass es zeit für ein leistungsfähigeres system ist?

Da die Anforderungen an ESG-Daten immer strenger werden, immer mehr Menschen damit arbeiten und die Datenerfassung immer komplexer wird, stößt Excel an seine Grenzen. Ein professionelles Datensystem bietet die Lösung: Es automatisiert die Datenerfassung, verteilt die Zuständigkeiten klar auf die verschiedenen Abteilungen und erleichtert das Aufspüren von Lücken. Darüber hinaus können Sie Daten ganz nach Ihren Bedürfnissen erfassen und auswerten: operative Kennzahlen monatlich, strategische KPIs vierteljährlich oder jährlich sowie sofortige Benachrichtigungen im Falle von Vorfällen. Dies gewährleistet Konsistenz, Transparenz und Kontrolle über Ihre ESG-Ziele.

Irgendwann fragen uns unsere Kunden: Welche Software ist für uns am besten geeignet? Oder: Für welche Tools oder Systeme sollten wir uns entscheiden? Unsere Antwort lautet immer gleich: Das wissen wir nicht.

Moment mal, ihr wisst das nicht? wie läuft das denn dann ab?

Das stimmt; wir geben bewusst keine Empfehlungen zu Software. Das ist weder unser Fachgebiet noch unsere Aufgabe. Unsere Expertise liegt darin, die inhaltlichen Grundlagen für Nachhaltigkeit zu schaffen: Was möchten Sie messen, warum ist das wichtig und wie können Sie das in konkrete Daten umsetzen? Die technische Arbeit – wie die Entwicklung und Implementierung von Software – überlassen wir Spezialisten: Softwareentwicklern und Implementierungsexperten. Und ganz ehrlich? Wir wissen auch nicht, wer das am besten kann. Was wir tun, sobald ein System ausgewählt wurde, ist, mit diesen Spezialisten zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass die Inhalte korrekt sind und das System mit den Zielen übereinstimmt.

Ach, dann ist es also tatsächlich eine Zusammenarbeit zwischen drei Parteien…

Genau. Wie Sie auf der Abbildung unten sehen können, hat jede Partei ihre eigene Rolle. Der Softwareanbieter stellt das System bereit, auf dem alles läuft. Dabei kann es sich um einen großen Anbieter wie Microsoft handeln oder um einen Nischenanbieter, der sich auf ESG-Software spezialisiert hat. Er liefert die technische Grundlage und bietet oft Unterstützung für den Implementierungspartner oder übernimmt die Implementierung selbst.

Der Implementierungspartner konfiguriert das System auf der Grundlage der Bausteine, die wir gemeinsam mit dem Kunden festlegen. Er sorgt dafür, dass die Software auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. Er stellt sicher, dass alles korrekt ist und das System lückenlos funktioniert.

Und wie sieht es bei uns aus? Wir sind die Nachhaltigkeitsexperten, daher legen wir diese Bausteine für das System fest – wie beispielsweise die CO₂-Emissionen pro Umsatz oder die Vielfalt bei den Vollzeitäquivalenten (FTE). Diese Bausteine bestimmen nicht nur, was Sie messen, sondern auch, wie Sie es messen. Es beginnt mit klaren Definitionen: Was genau verstehen wir unter einem Vollzeitäquivalent (FTE)? Wie ermittelt man die CO₂-Emissionen – in Kilogramm, Tonnen oder nach einem anderen Standard? Und was die Vielfalt betrifft: Betrachtet man das Verhältnis von Männern zu Frauen, Altersgruppen oder andere Variablen? Diese Entscheidungen sind entscheidend, da sie die Erkenntnisse prägen, die man letztendlich aus dem Datensystem gewinnen kann.

Was passiert, nachdem ein solches System eingerichtet wurde?

Die Inbetriebnahme ist erst der Anfang. Danach beginnt die Testphase, in der wir das System zum ersten Mal mit echten Daten nutzen. Dabei lassen sich immer neue Erkenntnisse gewinnen. Denken Sie beispielsweise an kleinere Rechenfehler, fehlende Daten oder unerwartete Herausforderungen wie Datenschutzbestimmungen in bestimmten Ländern.

Wir führen Verbesserungen in Zusammenarbeit mit unserem Implementierungspartner durch. In der Regel wiederholen wir diesen Prozess zwei- bis dreimal, bis das System robust genug ist, um in der Praxis eingesetzt zu werden. Auch danach bleiben wir oft weiterhin involviert. Wir helfen unseren Kunden nicht nur dabei, die Daten richtig zu interpretieren, sondern sie auch effektiv zu nutzen, um ihre ESG-Ziele zu steuern.

Welchen Rat würden Sie Unternehmen geben, die ein ESG-Datensystem einrichten möchten?

Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtige Grundlage verfügen. Bevor Sie sich Gedanken über Software oder Systeme machen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Daten Sie benötigen und was Sie damit erreichen möchten. Ohne diese Grundlage laufen Sie Gefahr, Zeit und Ressourcen für Systeme zu verschwenden, die für Ihr Unternehmen nicht geeignet sind.

Arbeiten Sie mit Spezialisten zusammen. Die Stärke eines guten ESG-Datensystems liegt in der Zusammenarbeit zwischen Fachexperten, Implementierungspartnern und Softwareanbietern. Jede Partei hat ihre eigene Rolle, und wenn jeder das tut, was er am besten kann, entsteht ein System, das wirklich funktioniert.

Aber was ist am wichtigsten? Betrachten Sie ESG-Daten als Chance, vorausschauend zu handeln und Ihr Unternehmen zu verbessern. Ein gutes Datensystem ist mehr als nur ein Werkzeug – es ist ein Mittel, um strategische Ziele in konkrete Maßnahmen umzusetzen.

Möchten Sie mehr über intelligente Datenerfassung und den Aufbau eines robusten ESG-Datensystems erfahren? Pieter hilft Ihnen gerne weiter!